Libros y Registros Electrónicos

Dictan disposiciones para la implementación del llevado de determinados libros y registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica

Norma : Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT
Publicación : 31.12.2009
Vigencia : 01.07.2010

Esta norma está referida a la implementación del Programa de Libros Electrónicos (en adelante PLE) dirigido a contribuyente que vienen obteniendo Rentas de Tercera Categoría y que en se hayan acogido a los regímenes tributarios del RER y Régimen General.
Como vamos a pasar a mencionar los puntos más resaltantes de este novedoso sistema de llevado de Libros y/o Registros Electrónicos, es de mencionar que inicialmente la presente norma se explaya en los siguientes libros y registros del cual se describe información a tener en cuenta, estos:
- Libro Caja y Bancos
- Libro de Inventarios y Balances
- Libro de Retenciones Incisos e) y f) del artículo 34º de la Ley del impuesto a la Renta
- Libro Diario
- Libro Diario de Formato Simplificado
- Libro mayor
- Registro de Activos Fijos
- Registro de Consignaciones
- Registro de Costos
- Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas
- Registro de Inventario Permanente Valorizado
- Registro de Ventas e Ingresos

Postergación de la vigencia del artículo 13º de la R.S. Nº 234-2006/SUNAT
Un aspecto de importancia es que la publicación de la presente norma es que se está disponiendo la postergación del uso de los formatos y de la información con el que debía de llevarse los libros y registros a partir del 01 de enero del 2010, tal como se había dispuesto en a R. S. Nº 017-2009/SUNAT; la vigencia se está trasladando para el 30 de junio de 2010.
También se está realizando la sustitución del texto contenido en el inciso 5-A del artículo 13º de la R. S. Nº 234-2006/SUNAT, que está referido a la información mínima que debe incluirse en el Libro Diario de Formato Simplificado.
Respecto a los Libros y Registros Electrónicos, es de mencionar los siguientes puntos:

1. AFILIACIÓN AL SISTEMA DE LOS LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS
Condiciones para la afiliación
En principio, es de resaltar que la afiliación es opcional, pudiendo ser realizada por sujetos perceptores de rentas de tercera categoría que cuenten con Código de Usuario y Clave SOL, siempre que cumpla con las siguientes condiciones:
a. Esté en el Régimen general del Impuesto a la Renta o en el Régimen Especial del IR –RER-
b. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido.
c. No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de inscripción en el RUC

De la afiliación al Sistema
La afiliación es cuando el contribuyente envía por primera vez el Documento Electrónico (en adelante “Resumen”) de algunos de los Libros y/o Registros que es generado por el Programa de Libros Electrónicos –PLE-; surtiendo efecto cuando SUNAT emita la respectiva Constancia de Recepción.
Una vez afiliado, no procede la desafiliación.

2. EFECTOS DE LA AFILIACION
La afiliación al Sistema de llevado de los Libros y Registros Electrónicos determinará:
a. La obligación, por parte del deudor tributario, de llevar los libros y Registros de manera electrónica, incluyéndose en ella lo que corresponda registrar en el mes anterior a la referida afiliación o en el ejercicio en que dicha afiliación tuvo lugar, según sea el caso.
b. La autorización a la SUNAT para que mediante el PLE se genere el Resumen.
c. La obligación de los deudores tributarios de cerrar los libros y/o registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes precedente al anterior al de su afiliación al Sistema o, en el ejercicio precedente a esta, según sea el caso.
Si se hubiera realizado la modificación del coeficiente o porcentaje de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el Libro de Inventarios y Balances llevado en forma manual o en hojas sueltas o continuas deberá ser cerrado previo registro del Balance del 31 de enero o al 30 de junio, según corresponda, en cuyo caso dicho balance no tendrá que ser registrado en el Libro y/o Registro Electrónico respectivo.

3. DE LOS LIBROS Y REGISTROS ELECTRONICOS
Para la generación de los libros y/o Registros Electrónicos correspondientes al registro de actividades u operaciones por los meses o ejercicios siguientes a su generación, debe emplearse el PLE, para ello debe tomarse en cuenta que la generación debe realizarse hasta dentro de los plazos máximos con el que se debe llevar los libros y/o registros detallado en el Anexo Nº 2 de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT.
Se entiende generada cada Libro o Registro Electrónico, con la emisión de la primera Constancia de Recepción.
La referida Constancia de Recepción, emitida dentro de los plazos antes mencionado, se entenderá que la generación y el registro se han realizado en el mes o ejercicio en que correspondían efectuarse.

4. DEL LLEVADO, CONSERVACION Y CIERRE DE LOS LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRONICOS
Las normas referidas al llevado son los siguientes:
a. Las operaciones deben ser ingresadas en orden cronológico o correlativo, salvo disposición especial.
b. Debe emplearse el Plan Contable General vigente en el país, empleándose cuentas contables desagregadas como mínimo a nivel de dígitos establecidos en dicho plan de cuentas, salvo que alguna otra norma tributaria requiera que debe realizarse una desagregación mayor. Esto no es aplicable para aquellos contribuyentes que estén facultados a llevar un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar, debiendo ser estos los que deben utilizar.
c. De no haber actividades u operaciones en un determinado mes o ejercicio, debe de seleccionarse la opción que para este caso se encuentre previsto en el PLE.
d. El llevado debe ser en moneda nacional y en castellano, salvo excepciones previstas en el Código tributario.
e. Debe incluirse los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.
f. En el caso del Libro de Inventario y Balances, este debe ser firmado por el Deudor Tributario o su representante legal así como por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsable de su elaboración. Para ello, cada uno utilizará su propio Código de Usuario y Calve SOL.

Conservación de los Libros y/o Registros Electrónicos
Entre otros, se ha establecido que estos deben ser conservados en tanto el tributo no esté prescrito, correspondiendo su conservación en medios de almacenamiento magnético, óptico u otros similares.
Así también, se ha dispuesto que los Principales Contribuyentes, además de observar lo antes mencionado, deben conservar un ejemplar de los Libros y Registros Electrónicos en un establecimiento distinto al domicilio fiscal, correspondiendo que la dirección de dicho lugar sea comunicada a la SUNAT.
Cierre de los Libros y/o Registros Electrónicos
El cierre se ha de producir cuando se encuentre en alguna de las situaciones previstas que conlleven a que deben solicitar la baja de inscripción en el RUC; así también cuando no exista obligación de llevar alguno de los Libros y/o Registros Electrónicos; en todos ellos, debe emplearse la opción que para este caso se ha implementado en el PLE.